Claude Code

2026.05.31

総務部の「CLAUDE.md」活用法：社内規定やノウハウをAIに学習させて属人化を解消

総務部の業務は、社内規定の運用から各種申請対応、備品管理、労務関連の問い合わせ対応まで多岐にわたります。その多くは「社内独自ルール」や、ベテラン担当者の頭の中にだけある暗黙知に依存しており、属人化しやすい領域です。

そこで注目されているのが、AIに自社のルールやノウハウを学習させ、誰でも同じ水準で回答・対応できるようにする「CLAUDE.md」活用法です。本記事では、総務部がどのように「CLAUDE.md」を整備し、社内規定やナレッジをAIに学習させることで、属人化解消・業務効率化・問い合わせ対応品質の平準化を実現できるのかを、具体的に解説します。

「CLAUDE.md」とは何か？総務部にとっての意味
総務部業務が属人化しやすい理由
「CLAUDE.md」で属人化を解消する基本設計
- 1. 総務部向け「CLAUDE.md」の構成例
- 2. 社内規定やマニュアルをそのままコピペしない理由
総務部のための「CLAUDE.md」作り方ステップ
AIに学習させると便利な総務ナレッジの具体例
「CLAUDE.md」と人間の役割分担：AIに任せないほうがよい領域
総務部の「CLAUDE.md」活用で得られる3つの効果
まとめ：総務部は「CLAUDE.md」でAIを自社仕様にチューニングする

「CLAUDE.md」とは何か？総務部にとっての意味

「CLAUDE.md」とは、AIアシスタント（Claude）に対して「この会社では、こういうルール・前提・口調・役割で対応してください」と教えるための設定ファイルのようなものです。Markdown形式のテキストファイルとして、以下のような情報をまとめておきます。

会社の基本情報（業種、従業員規模、組織体制など）
総務部の役割・ミッション
社内規定・就業規則・各種ルールの要約
各種申請フローや手順の概要
よくある問い合わせと、その標準回答
回答時のトーン＆マナー（敬語レベル、表現の禁止事項など）

これらを「CLAUDE.md」にまとめ、AIに読み込ませておくことで、総務部専用の“バーチャル総務アシスタント”として活用できるようになります。ポイントは「AIに社内の前提条件を教え込む」ことです。一般的なAIは世の中の情報には詳しくても、各社固有の社内ルールまでは知りません。「CLAUDE.md」は、そのギャップを埋めるための“会社別チューニングファイル”と考えるとイメージしやすいでしょう。

総務部業務が属人化しやすい理由

まず、なぜ総務部の業務が属人化しやすいのか、整理しておきましょう。多くの企業で、以下のような課題が見られます。

1. 社内規定が分厚く、現場で読み込まれない

就業規則や各種規程集は、数十〜数百ページに及ぶことも珍しくありません。総務担当者自身でさえ、すべてを暗記しているわけではなく、「必要なときに該当箇所を探す」という運用になりがちです。現場の従業員からすると、さらにハードルが高く、「とりあえず総務に聞く」が常態化し、問い合わせが集中してしまいます。

2. 「うちの会社ではこうしている」が文章化されていない

規程に書かれている運用ルールとは別に、「実務上はこう対応している」「例外的にこう扱うことにしている」といった社内ローカルルールが存在します。これらは、一部のベテラン担当者の経験や判断に依存していることが多く、文書化・共有が進んでいません。そのため、担当者が異動・退職するとノウハウが失われ、引き継ぎミスやトラブルの原因になります。

3. 問い合わせ対応が人によってバラつく

「どこまで丁寧に説明するか」「どのレベルまで自分で調べてから回答するか」「グレーな案件の判断基準」などは、担当者の経験やスタンスに左右されます。その結果、同じ質問なのに、人によって回答内容が違ったり、スピードや品質に差が出たりします。これも属人化の一種です。

「CLAUDE.md」で属人化を解消する基本設計

こうした属人化を解消するために有効なのが、「CLAUDE.md」を使って総務部としての“標準対応”をAIに学習させることです。ここでは、総務部向け「CLAUDE.md」を設計する際の基本構成例を紹介します。

1. 総務部向け「CLAUDE.md」の構成例

# 会社概要
- 事業内容：〇〇
- 従業員数：〇〇名
- 拠点：本社（東京）＋支店3拠点

# 総務部のミッション
- 従業員が安心して働ける環境を整える
- 社内ルールの整備と運用をリードする
- 問い合わせ対応を通じて、全社の生産性を高める

# 回答スタイル
- 常に敬語を用い、丁寧かつ簡潔に説明する
- 従業員の立場に立ち、背景や目的も補足して説明する
- 社内規定にないことは「推測では答えない」ことを徹底する

# 参照すべき社内規定（要約）
- 就業規則の概要
- 休暇・休業制度の一覧
- 慶弔見舞金のルール
- テレワーク規程のポイント

# よくある質問と標準回答（FAQ）
- 有給休暇の付与タイミングと取得ルール
- 時間外労働の申請方法
- 在宅勤務の申請フロー
- 住所変更や氏名変更時の手続き

# 注意事項
- 法律解釈が絡む質問には、「最終的な判断は人事または社会保険労務士に確認」と必ず明記する
- 個人情報に関する内容は、具体的な氏名や住所を扱わず、一般論として回答する

このように、「総務部としてどう回答してほしいか」「どのルールに基づいて説明してほしいか」を具体的に書いておくことで、AIが総務担当者の代わりに“標準的な回答”を返せるようになります。

2. 社内規定やマニュアルをそのままコピペしない理由

「CLAUDE.md」に社内規定を丸ごとコピペしたくなりますが、現実的には分量が多すぎて扱いづらくなります。また、規定の全文はPDFなど別ファイルで管理されていることが多く、改訂のたびに更新するのも手間です。

おすすめは、以下のような整理の仕方です。

「CLAUDE.md」には、各規定の“要点”と“よくある解釈のポイント”だけを書く
詳細は「就業規則第○条を参照してください」といった形で、原本への参照を促す
運用ルールや例外対応など、総務部しか知らないナレッジを優先的に記載する

こうすることで、「CLAUDE.md」は常に最新のナレッジが集約された“総務部の頭脳”として機能しやすくなります。

総務部のための「CLAUDE.md」作り方ステップ

ここからは、実際に総務部で「CLAUDE.md」を作成し、AIに学習させるまでのステップを解説します。

ステップ1：目的と利用シーンを明確にする

まず、「何のためにAIに総務ナレッジを学習させるのか」を整理します。代表的な目的は次の通りです。

社内からの問い合わせ対応の一次窓口としてAIを活用したい
総務担当者の調べ物・文章作成をサポートしてほしい
新任総務メンバーの教育・オンボーディングを効率化したい

目的ごとに、「CLAUDE.md」に書くべき内容や、回答の粒度が変わってきます。たとえば、従業員向けの問い合わせ対応に使う場合は、専門用語をかみ砕いた分かりやすい説明を重視します。一方、総務担当者のサポート用途であれば、法的な背景や社内での議論の経緯など、より専門的な情報も含めてよいでしょう。

ステップ2：既存の規程・マニュアル・FAQを棚卸しする

次に、会社にすでに存在する以下の情報を洗い出します。

就業規則、各種社内規程（休暇規程、テレワーク規程、旅費規程など）
総務部門で使っているマニュアル類・チェックリスト
社内ポータルや社内Wikiに掲載しているFAQ
メールやチャットで繰り返し回答している質問と、その回答例

これらをもとに、「どのテーマからAIに覚えさせるべきか」「頻度の高い問い合わせは何か」を優先順位付けしていきます。最初からすべてを網羅しようとせず、“問い合わせが多いテーマベスト10”から始めるくらいの方が、短期間で効果を実感しやすくおすすめです。

ステップ3：「CLAUDE.md」のたたき台を作る

棚卸しした情報をもとに、まずはシンプルな構成で「CLAUDE.md」のたたき台を作成します。例として、以下のような章立てが考えられます。

1. 会社概要と総務部の役割
2. 回答方針・トーン＆マナー
3. 社内規定の要点まとめ
4. 主要な申請フロー一覧
5. よくある質問と標準回答（FAQ）
6. 注意事項とエスカレーションルール

この段階では完璧さを求める必要はありません。むしろ「まずは運用してみて、AIの回答を見ながら改善する」くらいの感覚で、60〜70点の完成度で一度走らせるのがポイントです。

ステップ4：AIに読み込ませ、試験運用する

作成した「CLAUDE.md」をAIに読み込ませ、実際にいくつか質問を投げてみます。

「有給休暇の残日数はどこで確認できますか？」
「在宅勤務を希望する場合、何日前までに申請する必要がありますか？」
「出張旅費の精算期限はいつまでですか？」

AIの回答が自社のルールやトーンに合っているかを確認し、足りない前提や誤解を招きそうな部分があれば、「CLAUDE.md」に追記・修正していきます。この“対話しながらブラッシュアップする”プロセスが非常に重要です。

ステップ5：ナレッジ更新のフローを決める

社内規定や運用ルールは、法改正や組織変更にともなって随時アップデートされていきます。そのたびに「CLAUDE.md」の内容も更新しなければ、AIの回答だけが古いルールのまま、という事態になりかねません。

そのため、以下のような運用ルールを決めておくと安心です。

規程改定時のチェックリストに「CLAUDE.mdの更新」を含める
問い合わせ対応で新たに判明した“グレーゾーンの扱い”は、必ず「CLAUDE.md」に反映する
四半期に一度は、総務チームでAIの回答内容をレビューし、改善点を洗い出す

こうした仕組みを回していくことで、「CLAUDE.md」は生きたナレッジベースとして育っていきます。

AIに学習させると便利な総務ナレッジの具体例

総務部が「CLAUDE.md」に盛り込むと効果が高いナレッジの例を、もう少し具体的に見ていきましょう。

1. 休暇・休業制度の整理

有給休暇、特別休暇、育児休業、介護休業など、休暇・休業制度に関する問い合わせは非常に多くなりがちです。それぞれについて、次のような観点で整理しておくと、AIが分かりやすく説明できるようになります。

対象者（正社員・契約社員・パートなど）
取得条件（勤続年数・雇用形態・雇用契約の内容）
申請フロー（どこから申請し、誰の承認が必要か）
よくある勘違い（「このケースでは取得できない」など）

2. テレワーク・在宅勤務のルール

コロナ禍以降、多くの企業でテレワークルールが整備されましたが、細かい運用は会社ごとに異なります。たとえば、

テレワーク可能な職種・部署の条件
在宅勤務時の勤怠打刻ルール
通信費・光熱費の補助の有無
セキュリティに関する禁止事項（私物PCの利用可否など）

こうした情報を「CLAUDE.md」に整理しておくことで、「このケースは在宅勤務扱いになるのか」「出社と在宅が混在する日はどう打刻するのか」といったグレーな質問にも、一定の基準に沿って回答できるようになります。

3. 慶弔・福利厚生関連の取り扱い

慶弔見舞金や福利厚生制度の利用条件・申請方法も、従業員からよく質問されるテーマです。代表的な項目としては、

結婚・出産・弔事の際の休暇・見舞金の有無と条件
社内イベント・懇親会費用の精算ルール
健康診断や人間ドック補助の利用方法

などが挙げられます。これらは感情が絡むテーマでもあるため、AIの回答トーンについても「CLAUDE.md」で丁寧に指定しておくと、従業員に対して温かみのあるコミュニケーションを維持しやすくなります。

「CLAUDE.md」と人間の役割分担：AIに任せないほうがよい領域

総務部の「CLAUDE.md」活用は非常に有効ですが、すべてをAIに任せてよいわけではありません。特に、以下のような領域は、人間の担当者による最終判断・対応が必要です。

解釈によって法令違反リスクが生じるグレーな案件
懲戒・ハラスメント・メンタルヘルスなど、センシティブな相談
経営判断やレアケースが絡む例外的な取り扱い

「CLAUDE.md」には、これらのテーマについては必ず人間にエスカレーションするよう、明確にルールを書いておきましょう。たとえば、

次のいずれかに該当する質問を受けた場合は、必ず「総務部に直接相談してください」と案内し、自分（AI）では結論を出さないこと。
- ハラスメントに関する相談
- 懲戒や退職勧奨が関係する相談
- 労働時間や残業の運用について、法令との整合性が不明なケース

といった形で、AIの「守備範囲」を明文化しておくことが重要です。AIを上手に使う最大のポイントは、「AIで完結させる領域」と「必ず人が介在する領域」をあらかじめ切り分けておくことにあります。

総務部の「CLAUDE.md」活用で得られる3つの効果

最後に、総務部が「CLAUDE.md」を整備し、AIに社内規定やノウハウを学習させることで得られる主な効果を整理します。

1. 問い合わせ対応の属人化が解消し、誰でも同じ水準で回答できる

「CLAUDE.md」に基づいてAIが標準回答を出すことで、担当者によるバラつきが減ります。新任メンバーや他部署からの応援メンバーでも、AIの回答をベースに確認・修正しながら対応できるため、「特定のベテランにしか対応できない業務」が減っていきます。

2. FAQ対応をAIに任せることで、総務の時間を創出できる

よくある質問への一次回答をAIに任せることで、総務担当者は「人でなければ対応できない」案件に集中できます。結果として、総務部全体の生産性が向上し、制度設計や職場環境改善といった中長期的なテーマに時間を割けるようになります。

3. ナレッジが「人の頭の中」から「共有資産」に変わる

「CLAUDE.md」を起点にナレッジを蓄積していくことで、ベテラン担当者の経験知や、これまで暗黙の了解だった運用ルールが、テキストとして整理されていきます。これは、後任育成や引き継ぎの品質向上にも大きく寄与します。総務部に限らず、組織全体のナレッジマネジメントを進める上でも、大きな一歩となるでしょう。