総務部向けClaude Code活用ガイド：Excelマクロ・社内システムをAIで効率化する実践手順

総務部向けClaude Code活用ガイド：Excelマクロや社内システム構築をAIで効率化

総務部の業務は、勤怠管理・備品管理・契約書管理・社内申請フローの運用など、多岐にわたります。その多くがExcelや社内システムを使った「定型だけれど手間のかかる仕事」。こうした業務こそ、生成AI、とくにプログラミングに強いClaude Codeを活用することで、大幅な効率化が可能です。

本記事では、総務部の担当者がプログラミング未経験でも、Claude Codeを使ってExcelマクロや簡易な社内システムを構築・改善するための実践的な手順を解説します。

1. Claude Codeとは？総務部が注目すべきポイント

Claude Codeは、対話型AI「Claude」が提供するプログラミング特化モードのような存在です。自然な日本語の指示から、コード（VBA、Python、JavaScriptなど）を自動生成し、改善提案やバグ修正までサポートしてくれます。

1-1. Claude Codeでできること

• Excelマクロ（VBA）の作成・修正・リファクタリング
• CSVやExcelデータの自動加工スクリプト作成（Pythonなど）
• 社内ポータル向けの簡易Web画面用コード（HTML/JavaScript）の生成
• 業務フローに合わせた業務アプリのプロトタイプ作成
• 既存システムとの連携処理（API利用コードなど）のたたき台作成

ポイントは、総務部の担当者が「仕様」や「やりたいこと」を日本語で説明するだけで、AIがそれをコードに翻訳してくれる点です。

1-2. 総務部がClaude Codeを使うメリット

• 定型作業の自動化：勤怠集計・交通費精算・備品棚卸などをマクロで自動処理
• 属人化の解消：特定の担当者しかわからないExcelマクロを、AIと一緒に「見える化」
• システム開発コストの削減：小規模・スポット的なツールなら、外注せず内製で対応
• 試行錯誤がしやすい：仕様が固まっていなくても、プロトタイプを素早く作成して業務部門で検証

2. Claude Code導入前に押さえるべきポイント

いきなりコードを書かせる前に、総務部として準備しておきたいポイントがあります。

2-1. 情報セキュリティと取り扱いデータの整理

総務部は、社員情報・給与情報・住所・マイナンバー関連など、機密性の高いデータを扱います。そのため、Claude Codeに以下のような情報をそのまま貼り付けるのはNGです。

• 個人名・社員番号・住所・連絡先
• 給与・賞与・評価など機微情報
• マイナンバーやそれに紐づく情報
• 社外秘の契約内容・取引条件

代わりに、実データではなくサンプルデータや、列名だけを使って「どんなExcelなのか」を説明し、Claude Codeにコードを書かせるのがおすすめです。

2-2. 「目的」と「ゴール」を日本語ではっきりさせる

Claude Codeに依頼する際は、次のような情報をできるだけ具体的に伝えます。

• どのような業務で使うマクロ・システムなのか
• 入力データの形式（列名・シート名・ファイル形式など）
• どのような処理を行いたいのか（集計・チェック・フォーマット変換など）
• 最終的なアウトプット（別シート・別ファイル・PDFなど）

これを日本語で整理してから依頼することで、生成されるコードの精度が大きく向上します。

3. Excelマクロ（VBA）をClaude Codeで自動作成する手順

ここからは、総務部でニーズの高いExcelマクロ自動化について、具体的な手順とプロンプト例を紹介します。

3-1. 典型的な総務部業務とマクロ活用シーン

• 勤怠データの集計：各部署から送られてくる勤怠Excelを一つにまとめる
• 交通費精算のチェック：ICカード履歴と申請内容の突合
• 備品管理台帳の更新：入出庫履歴から在庫数を自動計算
• 社内申請書のフォーマット変換：旧フォーム → 新フォームへの自動変換

こうした作業は、マクロ化することで毎月・毎週の作業時間を数時間単位で削減できます。

3-2. Claude Codeへの依頼テンプレート（プロンプト例）

以下は、勤怠データ集計マクロを作りたい場合の、依頼文テンプレートです。

あなたは総務部のExcelマクロ開発をサポートするVBAエンジニアです。
次の条件でマクロを作成してください。

【やりたいこと】
複数の部署から提出された勤怠Excelファイル（フォーマットは同じ）を1つの集計ブックにまとめたい。

【前提】
- 各部署のファイルは「勤怠_営業部.xlsx」「勤怠_総務部.xlsx」のようなファイル名
- シート名はすべて「勤怠データ」
- A列：社員番号、B列：氏名、C列：日付、D列：勤務区分、E列：勤務時間

【マクロの仕様】
- フォルダ内のすべての勤怠ファイルを読み込む
- 集計ブックの「集計結果」シートにすべてのデータを縦に追記
- 先頭行にヘッダー行をつける
- すでにデータがある場合は、その下に追加する

上記条件を満たすVBAマクロを、Subプロシージャとして作成してください。
コメントも日本語で入れてください。

このように「やりたいこと」「前提」「仕様」を整理して伝えることで、Claude Codeはかなり実用的なVBAマクロを生成してくれます。

3-3. 生成されたマクロのテストと改善方法

Claude Codeが出力したVBAコードは、以下の流れで検証します。

1. ExcelのVBE（Visual Basic Editor）に貼り付けて保存
2. テスト用のサンプルファイルで実行
3. エラーが出たら、エラーメッセージとともにClaude Codeへフィードバック

フィードバック時の例：

先ほど作成してもらったVBAマクロを実行したところ、
「実行時エラー '9'：インデックスが有効範囲にありません。」
というエラーが出ました。

問題となっているコードは以下です。
（問題箇所のコードを貼り付け）

原因の説明と、修正版のコードを提示してください。

Claude Codeは、エラー内容から原因を推測し、修正案やより堅牢な書き方（エラーハンドリングなど）を提案してくれます。これを繰り返すことで、現場で使えるレベルのマクロに仕上がっていきます。

4. 社内システム・業務アプリをClaude Codeで内製する

Excelマクロだけでなく、「簡単な社内システム」「小さな業務アプリ」もClaude Codeを活用することで、総務部主導でプロトタイプを作ることができます。

4-1. 総務向け「簡易社内システム」の例

• 備品申請フォーム：Webブラウザ上で申請 → スプレッドシートに自動記録
• 入退社チェックリスト管理：チェックリスト項目のステータス管理画面
• 社内問い合わせ管理ツール：問い合わせ内容をカテゴリ別に蓄積・検索

これらは、ノーコードツール + Claude Codeの組み合わせで構築するのがおすすめです。

4-2. ノーコードツールとClaude Codeの組み合わせ

たとえば、次のような構成が考えられます。

• Googleフォーム / Microsoft Forms：入力フォームとして利用
• Googleスプレッドシート / Excel Online：データの保存場所
• Power Automate / Zapier：ワークフロー自動化
• Claude Code：フォームやスクリプトのコード自動生成・修正

フォーム用のHTMLや、スプレッドシートと連携するスクリプト（Google Apps Scriptなど）を、Claude Codeに書かせることで、コード部分のハードルを一気に下げることができます。

4-3. 具体的な依頼方法の例（社内問い合わせ管理ツール）

社内の総務宛て問い合わせをGoogleフォームで受け付け、
Googleスプレッドシートに自動で蓄積する仕組みを作りたいです。

【要件】
- Googleフォームで、氏名・部署・問い合わせカテゴリ・内容を入力
- スプレッドシートに1行ずつ追加保存
- 「対応状況」列（未対応／対応中／完了）を後から総務側で更新できるようにする
- カテゴリや対応状況ごとに件数を自動集計するシートも欲しい

上記を実現するために必要な、
1）Googleフォームの設計案
2）スプレッドシートの列構成
3）件数集計用の関数（またはApps Script）
を具体的なサンプル付きで提案してください。

このように、「要件定義」自体をClaude Codeに手伝ってもらうことで、総務部でもシステム設計の感覚を身につけることができます。

5. Claude Code活用を成功させるための運用ポイント

Claude Codeを一時的な「お試し」で終わらせず、総務部の業務改善ツールとして定着させるには、いくつかの運用ポイントがあります。

5-1. 「小さく作って、すぐに使う」ことを徹底する

最初から完璧なマクロ・システムを目指すのではなく、

• まずは1つの作業（例：勤怠ファイルの統合だけ）を自動化
• 実際に1〜2ヶ月使ってみて、課題を洗い出す
• Claude Codeに改良点を伝えて、バージョンアップ

というサイクルを回すことが重要です。AIは修正や改善の指示にも強いため、「運用しながら育てる」スタイルが向いています。

5-2. コードと仕様を必ずドキュメント化する

属人化を防ぐために、Claude Codeに次のような依頼を行い、ドキュメントも同時に作成してしまいましょう。

このVBAマクロについて、総務部メンバー向けの説明資料を作成してください。

【含めたい内容】
- このマクロの目的
- 主な処理の流れ
- 利用手順（スクリーンショットを入れる想定）
- 想定されるエラーと対処方法

箇条書きでかまいませんので、Wordにコピペして使える形で出力してください。

こうすることで、マクロの仕様書・操作マニュアルもAIに自動生成させることができ、引き継ぎもスムーズになります。

5-3. 総務部内での「AI推進担当」を決める

部署内でClaude Codeを継続的に活用するには、次のような役割を持つ「AI推進担当」を決めるのがおすすめです。

• 各メンバーからの「この作業を自動化したい」という相談窓口
• Claude Codeへの依頼文（プロンプト）の整理・改善
• 作成したマクロ・ツールの一覧管理

必ずしもIT部門出身者である必要はありません。業務をよく理解している総務メンバーが担当することで、現場にフィットしたツールが生まれやすくなります。

6. まとめ：総務部こそClaude Codeで「攻めの業務改善」を

本記事では、「総務部向けClaude Code活用ガイド」として、Excelマクロや社内システム構築をAIで効率化するためのポイントを解説しました。

• Claude Codeは、総務部の定型業務の自動化に非常に相性が良い
• 実データではなくサンプル・仕様ベースで依頼することで、情報漏えいリスクを抑えられる
• 「目的」「前提」「仕様」を日本語で整理して伝えることで、実務で使えるマクロやスクリプトが生成できる
• ノーコードツールと組み合わせれば、簡易な社内システムも総務部主導で内製できる
• 小さく始めて継続的に改善し、ドキュメント化と担当者設置で部署全体の生産性向上につなげられる

総務部は「守りの役割」と思われがちですが、AIツールを積極的に活用することで、全社の生産性向上をリードする「攻めの総務」へと変わることができます。まずは、毎月のルーティン業務の中から、一つだけでもClaude Codeに相談してみることから始めてみてください。

動画でより具体的な操作イメージや事例を確認したい方は、こちらのリンクも参考にしてください。
https://youtu.be/MDKJA5lqELo?si=bX5t8NNeb_ErYWPN