AI初心者の総務部員でもできる！Claude Codeで社内FAQ・申請書を自動化する具体的ステップ

AI初心者の総務部員でもできる！Claude Codeで社内FAQ・申請書を自動化する具体的ステップ

「プログラミングは分からない」「AIも難しそう」――そう感じている総務担当者でも、Claude Code（クロードコード）を使えば、社内FAQ対応や各種申請書フローをぐっと効率化できます。

本記事では、AI初心者の総務部員を想定し、Claude Codeを使って社内FAQシステムや申請書の自動化フローを構築する考え方と手順を、できるだけ専門用語をかみ砕いて解説します。

1. Claude Codeとは？総務担当者にとっての「AI補助輪」

Claude Codeは、Anthropic社が提供するAIツール「Claude」の中の、コード（プログラム）を扱うのが得意なモードです。通常のチャットAIと異なり、次のような特徴があります。

• コードを書いたり、修正したりすることをAIがサポート
• 簡単なスクリプト（自動処理用のミニプログラム）をAIに提案してもらえる
• ファイルやフォルダ構成を理解しながら「どこを直せばよいか」を教えてくれる

一見「エンジニア向け」に見えますが、AIに自然な日本語で指示していけばよいので、総務部員でも使いこなせます。要は、

「やりたいこと」と「今困っていること」を具体的に文章で説明する

ことができればOKです。

2. 総務でClaude Codeを使うと何が自動化できる？

総務部門では、次のような業務がAI・自動化と非常に相性が良いです。

2-1. 社内FAQ対応の半自動化

よくある問い合わせ例：

• 有給休暇の残日数の確認方法
• 交通費精算の締め日とルール
• 各種申請書のフォーマットの場所
• 在宅勤務申請の条件や手順

こうした「毎回同じような質問」は、Claude Codeを使って社内FAQシステムにまとめておくことで、

• 社員はチャットやフォームから質問→即時回答
• 総務は「イレギュラーな質問」に集中

という状態を作れます。

2-2. 申請書作成・受付の自動化

申請書のたとえば：

• 交通費精算申請
• 備品購入申請
• 稟議書（決裁申請）
• 在宅勤務申請・勤怠関連の届出

これらは、多くの場合、

1. 申請者がExcel・Wordのフォーマットを探す
2. 必要項目を手入力
3. メールやワークフローに添付

という流れになっています。Claude Codeを活用すると、

• Webフォームやチャットボットから入力してもらう
• AIが内容をチェックし、自動で所定フォーマットに転記
• 承認フローの起票までAIやスクリプトでサポート

といった形で、申請書の作成～受付までを自動化できます。

3. 社内FAQシステム構築の全体像

総務部員がClaude Codeを使って社内FAQを作るときの全体像を、ざっくり4ステップで整理します。

1. FAQのもととなる情報を集める
   就業規則、社内ポータル、既存マニュアル、過去の問い合わせメールなど。
2. よくある質問を整理する
   「質問」「回答」をセットにし、カテゴリ別に分ける。
3. Claude CodeでQ&Aデータを整形する
   AIに「FAQデータベース用の形式に変換して」と指示する。
4. 社内チャットツールやWebページと連携する
   社員が使える窓口を用意する。

ここでのポイントは、3と4をClaude Codeに助けてもらうことです。実際にコードを書く部分はAIが提案してくれるので、総務側は「こういう風に動いてほしい」という仕様を日本語で伝えればOKです。

4. Claude Codeでの「指示の出し方」が9割

AI初心者がつまずきがちなのは、AIへの指示（プロンプト）の出し方です。Claude Codeでも、ここを押さえると成果が一気に変わります。

4-1. 良い指示のテンプレート

Claude Codeに社内FAQの整形や自動化用スクリプト作成を依頼するときは、次のようなテンプレートを意識してみてください。

あなたは社内システムに詳しいエンジニアです。
総務部向けの社内FAQシステムを作りたいです。

【やりたいこと】
- 社員からのよくある質問と回答を一覧化し、検索できるようにしたい
- 将来的には社内チャットボットから回答できるようにしたい

【今あるもの】
- Excelで作成したQ&Aリスト（列：カテゴリ, 質問, 回答）

【お願いしたいこと】
- 上記ExcelをもとにFAQデータベースにしやすい形式（例：JSONやCSV）に変換するサンプルコードを書いてください
- 総務担当者が自分で項目を追加しやすいように、コメント付きで分かりやすく説明してください

重要なのは、

• AIに「どんな役割」をしてほしいか（例：社内システムに詳しいエンジニア）
• 「やりたいこと」を箇条書きで明確に書く
• 「今あるもの」「前提条件」を伝える
• 「何を出力してほしいか」を具体的に依頼する

この4点を丁寧に伝えるだけで、Claude Codeから返ってくる提案の質が大きく変わります。

4-2. 一度で完璧を目指さない

AIへの指示は、一度で完璧に書く必要はありません。出てきた結果を見ながら、

• 「ここをもう少しシンプルにしてください」
• 「総務担当者でも分かるようにコメントを増やしてください」
• 「ExcelではなくGoogleスプレッドシートを前提に書き換えてください」

といった形で何度も会話しながら調整していけば問題ありません。

5. 申請書フローの自動化：Claude Code活用の実例イメージ

次に、「申請書の自動化」のイメージをもう少し具体的にしてみます。ここでは、備品購入申請を例にします。

5-1. 従来フローの課題を洗い出す

まずは、今の備品購入申請フローを紙に書き出します。

1. 社員が申請書テンプレートを探す
2. Excelに申請内容を入力
3. 上長・総務へメール送付
4. 総務が内容チェック → 不備があれば差し戻し
5. 承認後、発注手配

この中で、次のような場面が自動化候補です。

• 申請テンプレートを探す手間
• 入力漏れ・記入ミスのチェック
• 同じようなメールやりとり

5-2. Claude Codeに「理想のフロー」を日本語で伝える

ここでも、いきなり技術的なことは考えなくて大丈夫です。まずは、Claude Codeに理想の姿を日本語で伝えます。

備品購入申請フローを簡単にしたい総務担当です。

【現状】
- 申請書テンプレートを社員が探して、Excelに入力してメールで送付しています
- 入力漏れや記入ミスが多く、総務が確認に時間を取られています

【理想】
- 社員がWebフォーム（またはチャット）に必要事項を入力するだけ
- 入力内容のチェックを自動化
- 問題なければ、自動で申請書フォーマットに転記され、承認者に通知される

【前提】
- 社内ではGoogle Workspace（スプレッドシート、Gmailなど）を利用しています

この条件で、どのような構成にすると実現しやすいか、
- 必要なツール
- Claude Codeに依頼すべきプログラム（スクリプト）の例
を、総務初心者にも分かるように提案してください。

このように書くと、Claude Codeは次のような提案をしてくれます。

• Googleフォーム＋スプレッドシート＋Apps Scriptを組み合わせる案
• 必要項目を定義したうえでのフォーム設計例
• 申請内容をチェックし、メールで承認者へ通知するスクリプト案

さらに、「このApps Scriptのコードを実際に書いてください」と依頼すれば、具体的なコードも生成してくれます。

6. FAQ・申請書自動化で気を付けたいポイント

総務がAIを導入するときは、機能面だけでなく、次のポイントにも注意が必要です。

6-1. 情報の正確性と更新フロー

社内FAQや申請ルールは、会社の規程変更や制度改定に伴って内容が変わります。AIを使っていても、元データが古ければ誤った案内につながります。

• FAQの元データ（Excelやスプレッドシート）の「更新担当者」を決めておく
• 規程変更があれば、必ずAI用データベースも更新する
• 更新履歴を残し、いつ誰が変えたのか分かるようにする

6-2. 個人情報・機密情報の扱い

総務は、人事情報や給与情報など、センシティブなデータを扱います。Claude Codeにデータを渡す際は、

• 個人名や社員番号を含まないダミーデータで試す
• どうしても必要な場合は、会社のルールや契約（利用規約、守秘義務）を確認
• 「特定の個人が分かる情報」は原則AIに渡さない前提で設計する

といった基本ルールを徹底することが重要です。

6-3. 「AIが答えられない質問」の逃げ道を用意

どれだけFAQを充実させても、AIが完璧に全てに回答できるわけではありません。そのため、

• 「この内容は総務に直接お問い合わせください」と案内する条件を決める
• チャットボットから総務の問い合わせ窓口（メールアドレスやフォーム）に誘導する
• 難しい質問はAIではなく人間が対応するルールを決める

など、AIと人間の役割分担をあらかじめ明確にしておくと安全です。

7. AI初心者の総務部員がClaude Codeを使い始めるためのステップ

最後に、「明日から何をすればよいか」をステップごとに整理します。

7-1. 小さな「1つの業務」から始める

いきなり全社FAQやすべての申請フローを自動化しようとすると、まず間違いなく挫折します。おすすめは、

• 「交通費精算のよくある質問だけ」
• 「備品購入申請だけ」
• 「在宅勤務申請の案内だけ」

といった1テーマに絞って取り組むことです。

7-2. 手作業でやっていることをそのまま説明する

Claude Codeに相談するときは、専門用語は不要です。今、自分がやっている手作業を、そのまま日本語で箇条書きにしてください。

例：

• 社員からのメールを見て、内容をExcelにコピペしている
• 入力漏れがないか目視でチェックしている
• 問題なければ上長にメール転送している

これを伝えると、Claude Codeは「この部分はスクリプトで自動化できます」「ここはチャットボットで代替できます」といった提案をしてくれます。

7-3. できた仕組みを“身内”で試す

最初から全社公開せず、

• 総務メンバー内
• 一部部署（例：バックオフィス部門）

など、小さな範囲で試験運用するのがおすすめです。そこで出た改善点をもとに、再度Claude Codeに調整を依頼していきます。

8. まとめ：AI初心者でも「業務フローを言語化できれば」Claude Codeは使える

AIやプログラミングに不安を感じている総務部員でも、

• 自分の業務フローを日本語で説明できる
• 「どこが面倒か」「どこで時間がかかっているか」を整理できる

という2点ができれば、Claude Codeを十分に活用できます。

特に、

• 社内FAQの整備・検索性向上
• 備品購入や交通費精算など、申請書フローの自動化

は、総務の負担軽減と社員の利便性向上の両方につながる「費用対効果の高い領域」です。

まずは1つの小さな業務から、Claude Codeに相談しながら自動化の一歩を踏み出してみてください。

この記事の内容とあわせて、以下の動画も参考になります：
https://youtu.be/MDKJA5lqELo?si=bX5t8NNeb_ErYWPN