【実例公開】Claude Codeで総務の定型業務を劇的削減！導入ステップと成功ポイントを徹底解説

【実例公開】Claude Codeで総務の定型業務を劇的削減！導入ステップと成功ポイントを徹底解説

総務部門には、勤怠管理、契約書チェック、各種申請処理、社内問い合わせ対応など、毎日同じような「定型業務」が山のように存在します。
「わかってはいるけれど、忙しすぎて業務改善まで手が回らない」
「DXと言われても、何から手をつければいいかわからない」
そんな方にこそ活用してほしいのが、AIツール「Claude Code」です。

この記事では、実際にClaude Codeを使って総務の定型業務を劇的に削減したケースをベースに、導入の具体的なステップと、つまずきやすいポイント、そして成果を最大化するコツをわかりやすく解説します。
総務の現場でそのまま使える考え方・手順をまとめていますので、自社の業務改善のロードマップとしてぜひ活用してください。

1. なぜ総務の定型業務にClaude Codeが有効なのか

まず、「なぜ総務にClaude Codeなのか？」を整理しておきます。Claude Codeは、コード生成やスクリプト作成に強いAIですが、エンジニアでない総務担当でも正しいステップで導入すれば、大きな業務削減効果を得られます。

1-1. 総務の仕事は「ルール化しやすい業務」が多い

総務の定型業務には、次のような特徴があります。

• 同じフォーマットのExcel・スプレッドシートを使う
• 社内規程やマニュアルに沿って判断・処理する
• メールやチャットのテンプレートが多い
• チェックリストにもとづいて確認作業を行う

これらはすべて、「ルール」と「パターン」が明確な仕事です。
Claude Codeは、この「ルールに沿った処理」を自動化するスクリプトやツールを作るのが得意なため、総務業務との相性が非常に良いのです。

1-2. 従来のRPAとの違い

「自動化ならRPAでいいのでは？」という疑問もあるでしょう。Claude Codeを使うメリットは、次のような点にあります。

• 初期コストが低い：Claude Codeと既存のクラウドサービスを組み合わせれば、小さく素早く始められる
• 柔軟性が高い：仕様変更や運用ルールの変更に対して、AIに相談しながらコードを修正できる
• 専門エンジニアがいなくても始めやすい：自然言語で「こういう処理をしたい」と指示できる

総務部門が少人数でも、自部門主導でDXを進めやすいのが、Claude Codeを使う大きな価値と言えます。

2. Claude Code導入の全体像：5つのステップ

ここからは、総務の定型業務を削減するための導入ステップを、実例にもとづいて5段階に分けて解説します。

1. 現状の業務棚卸しと「AI向き業務」の抽出
2. 小さな「1業務」からPoC（試験導入）を行う
3. Claude Codeでスクリプト・ツールを作成する
4. テスト運用とマニュアル整備
5. 対象業務の拡大と継続的な改善

順番に見ていきましょう。

3. ステップ1：現状の業務を棚卸しし、「AI向き業務」を見つける

いきなりClaude Codeを触り始めるのではなく、まずは「どの業務にAIを使うか」を決めることが重要です。

3-1. 総務の業務を書き出す

実例では、まず総務メンバー全員で自分の業務を付箋やスプレッドシートに書き出していきました。
例：

• 入社手続き（書類案内・回収・システム登録）
• 退職手続き
• 社会保険の取得・喪失手続き
• 勤怠データの取りまとめとチェック
• 社内問い合わせ対応（総務代表アドレス）
• 備品発注のとりまとめ
• 稟議・申請書のフォーマットチェック
• 社内規程類の更新・配信

このとき、「いつ」「どれくらいの時間」がかかっているかも同時に記録しておくと、後で優先順位をつけやすくなります。

3-2. AI・自動化に向いているかを判定する3つの軸

書き出した業務ごとに、次の3つの観点で「AI向き度」をチェックします。

1. ルールが明確か（例：提出期限、入力ルール、判定基準が決まっているか）
2. デジタルデータで完結するか（紙よりもデータベース・クラウドツール上で処理しているか）
3. 処理件数や頻度が多いか（1回あたりは短くても、件数が多いと効果が出やすい）

これらが揃っている業務ほど、Claude Codeによる自動化・半自動化の恩恵が出やすくなります。

4. ステップ2：小さな「1業務」からPoCを始める

次に、「どの業務から着手するか」を決めます。実例では、いきなり大きな業務に手をつけるのではなく、次の条件を満たすものから選びました。

• 総務メンバーが失敗しても致命傷にならない業務
• 既存のフローを変えずに並行運用しやすい業務
• 成果が見えやすく、メンバーにメリットが実感されやすい業務

具体例としては、以下のようなものがPoCに選ばれました。

• 総務代表アドレスに届くメールの一次仕分けとテンプレ案内
• 申請書類のフォーマットチェックと差し戻し文面作成
• 勤怠データのフォーマット変換と基本チェック

こうした業務は、「完全自動化」までは行かなくても、担当者の確認前に8割の下準備をAIに任せる形にするだけで、体感として大きな負担軽減になります。

5. ステップ3：Claude Codeで実際にツールを作る

対象業務が決まったら、いよいよClaude Codeを使って実装に入ります。総務担当がエンジニアでない場合でも、次の流れを押さえておくと、AIとスムーズに「共同開発」ができます。

5-1. 「やりたいこと」を自然言語で具体化する

まずは、コードを書く前に、Claude Codeに対してやりたいことを日本語で詳しく説明します。例：

【目的】
総務代表アドレスに届くメールを、件名と本文から問い合わせ種別ごとにフォルダ分けしたい。

【前提】
・メールはGmailで管理している
・問い合わせ種別は「勤怠」「社会保険」「入社・退職」「備品」「その他」の5種類
・件名や本文に含まれるキーワードで、種別を判定したい

【やりたいこと】
1. Gmailの受信トレイから未読メールを取得
2. 件名と本文を解析し、問い合わせ種別を判定
3. 判定結果に応じて、Gmail内のラベルを自動付与
4. 不明な場合は「その他」に振り分け

このように、目的・前提・手順をセットで説明すると、Claude Codeが具体的なスクリプト案を提案しやすくなります。

5-2. Claude Codeにコード生成を依頼する

要件を伝えたら、Claude Codeに対して「どの言語・どのサービス連携で実現するか」を相談します。実例では、次のようなパターンがよく使われました。

• Google Apps Script（GAS）＋スプレッドシート＋Gmail
• Python＋API連携（勤怠システムやチャットツール）

例：GASを使ってGmailを自動振り分けするスクリプトを生成してもらう場合、

上記の要件をGoogle Apps Scriptで実装してください。
初心者でも理解できるように、コメントを多めに入れてください。

と指示することで、実行可能なコードと解説をまとめて出してもらうことができます。

5-3. 実行環境へのセットアップ

生成されたコードは、そのままコピペするだけでは動かないこともあります。そこで、

• GASのプロジェクト作成方法
• 権限設定（Gmail・スプレッドシートなど）
• トリガー設定（何分おきに動かすか、など）

といった「環境固有の手順」も、Claude Codeに質問しながら進めていきます。
実例では、総務担当が画面キャプチャを取りながら手順をメモし、そのまま運用マニュアルの下書きにも活用していました。

6. ステップ4：テスト運用とマニュアル整備

コードが動くようになったら、いきなり本番運用に切り替えるのではなく、必ずテスト期間を設けます。

6-1. 並行運用で「誤判定」「漏れ」がないか確認

一定期間（例：2週間〜1か月）は、

• 従来どおりの手作業
• Claude Codeで動かす自動処理

を並行して実施し、次の観点でチェックします。

• どのくらいの割合で正しく処理できているか
• 誤判定のパターンには、どんな共通点があるか
• 人の確認をどの段階で挟めば安全か

このテスト結果をもとに、コードの判定ロジックを修正したり、運用ルールを微調整したりします。

6-2. マニュアルと「例外対応ルール」を整備する

自動化を定着させるには、次のようなドキュメント整備が欠かせません。

• ツールの利用方法マニュアル（画面付きが望ましい）
• よくある質問（FAQ）とトラブルシューティング
• 例外が発生したときの対応フロー（誰がどう判断するか）

これらの文章も、Claude Codeに「たたき台」を書いてもらうことで、総務担当の負担を大きく減らすことができます。

7. ステップ5：対象業務を広げつつ、継続的に改善する

1つ目の業務で手応えが出てきたら、次は横展開です。実例では、最初に「メール仕分け」と「申請書チェック」を自動化したあと、次のような業務にもClaude Code活用の範囲を広げていきました。

• 入社手続きメールの自動送信とリマインド管理
• 社内問い合わせのFAQボット作成（チャットツール連携）
• 勤怠データと有休残数の突合チェック
• 規程改定のお知らせ文書・Slack投稿の自動作成

ここで重要なのは、「完全自動化」にこだわりすぎないことです。
総務業務には、人の判断・配慮が欠かせない部分も多いため、

• AIが下書き・前処理までを担当
• 最終確認や例外判断は人間が行う

というハイブリッド運用を基本スタンスにすることで、安全性と効率の両立がしやすくなります。

8. Claude Code導入で得られた具体的な効果

実際にClaude Codeを導入した総務部門では、次のような成果が得られました。

8-1. 定型業務時間を30〜50％削減

特に、

• メール仕分け・定型返信文の作成
• 申請書のフォーマットチェック
• 勤怠データの取りまとめと一次チェック

などの業務で、30〜50％の時間削減が実現しました。
浮いた時間は、制度設計や社員エンゲージメント向上施策など、より付加価値の高い業務に振り向けられています。

8-2. ミスの減少と属人化の解消

人手に頼っていた頃は、

• チェック漏れや入力ミスが発生しやすい
• 特定の担当者しか分からない「暗黙知」が多い

といった課題がありました。
Claude Codeを活用してフローを明文化し、スクリプト化することで、

• チェックルールの統一
• 引き継ぎのしやすさ向上
• 担当者変更時の教育コスト削減

といった副次的なメリットも生まれました。

9. 導入時に気をつけたい3つのポイント

Claude Codeを総務で活用する際、次の3点には特に注意が必要です。

9-1. 個人情報・機密情報の取り扱い

総務は、人事情報や給与情報など、センシティブなデータを扱う部門です。
Claude Codeを使う際は、

• どのデータを外部サービスに送信してよいかのルール作り
• 匿名化・マスキング処理の徹底
• 社内規程との整合性確認

を必ず行いましょう。

9-2. 「現場の納得感」を重視する

AI導入は、現場メンバーにとって「仕事が奪われるのではないか」という不安につながることもあります。
実例では、

• 「AIはあくまでアシスタントであり、最終判断は人が行う」と明言
• 削減した時間を、よりクリエイティブな業務に振り向ける方針を共有
• 小さな成功体験をチームで振り返る場を設ける

ことで、前向きにAIを受け入れる土壌を作っていきました。

9-3. 属人化せず「チームの資産」にする

AIツールを積極的に触る人が1人だけだと、その人にノウハウが集中してしまいます。
Claude Codeで作ったスクリプトやプロンプトは、

• ナレッジベースや社内Wikiに整理して共有
• 定期的な勉強会や共有会で使い方を説明
• タスクごとに「二人以上が運用できる状態」を目指す

ことが、長期的な運用において重要です。

10. これからClaude Codeを導入したい総務担当者へのアドバイス

最後に、これからClaude Codeを試したい総務担当者の方に向けて、実例から得られたアドバイスをまとめます。

• 完璧を求めず、「まずは1業務」から始める
• AIに丸投げするのではなく、「対話しながら一緒に作る」感覚を持つ
• うまくいった事例をチームで共有し、小さな成功を積み上げる
• ルールとデータを整理すること自体が、業務改善につながる

Claude Codeは、総務のDXを加速させる非常に強力なツールです。
しかし、その本当の価値は、総務メンバー自身が業務を見直し、「こう変えたい」という意思を持って活用することによって最大化されます。

この記事を参考に、まずはあなたのチームで「最初の一歩」となる業務を選び、Claude Codeとの対話を始めてみてください。

本記事の元になった動画はこちらから視聴できます。導入の流れや具体例を、画面付きでより詳しく確認したい方はぜひご覧ください。
https://youtu.be/MDKJA5lqELo?si=bX5t8NNeb_ErYWPN