Copilot in Word / Excelの使い方徹底解説｜毎日の資料作成をAIで自動化する方法

Copilot in Word / Excelの使い方徹底解説｜毎日の資料作成をAIで自動化する方法

Microsoft 365に搭載された「Copilot（コパイロット）」は、WordやExcelでの資料作成を一気に効率化してくれるAIアシスタントです。毎日のレポート作成や企画書づくり、集計表やグラフ作成など、「時間はかかるのに本質的ではない作業」を自動化してくれるのが最大の魅力です。

この記事では、Copilot in Word / Copilot in Excelの基本的な使い方から、具体的な活用例、業務で使う際のコツまで、初めての方でも分かりやすいように整理して解説します。読み終わる頃には、「明日から自分の仕事にどう組み込めるか」がイメージできるはずです。

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1. Copilot in Word / Excelとは？概要とできること

1-1. Copilot in Wordとは

Copilot in Wordは、Word上で文章作成を支援してくれるAI機能です。大きく次のようなことができます。

• 指示した内容から文書の叩き台を自動生成する
• 既存の文書を読み取って要約・構成の整理を行う
• 文章のトーン変更（丁寧・カジュアル・簡潔など）をワンクリックで行う
• 箇条書きからきれいな文章に整形する
• 会議メモや議事録、レポート、メール文面のドラフト作成

要するに、「白紙の状態から書き始める」時間を大幅に減らし、手直しと意思決定に集中できるようにしてくれるツールです。

1-2. Copilot in Excelとは

Copilot in Excelは、Excelでのデータ集計や分析をサポートするAI機能です。代表的な機能は次の通りです。

• 自然な言葉で指示してデータの要約・集計をしてもらう
• グラフやピボットテーブルの作成案を自動で提案してもらう
• 複雑な関数・数式を自動生成させる
• データの傾向や異常値をAIに解説させる
• 「このデータからレポート案を作って」と指示して説明文まで作成させる

これまでExcelの関数や分析が苦手だった人でも、「何を見たいか」を日本語で伝えるだけでレポートが形になるのがCopilot in Excelの強みです。

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2. Copilotを使い始める前に準備しておくこと

2-1. 対応プラン・環境の確認

Copilot in Word / Excelを使うには、次のような条件を満たしている必要があります。

• Microsoft 365の対応サブスクリプション（Copilot対応プラン）
• 最新バージョンのWord / Excel（デスクトップ版またはWeb版）
• 組織での利用の場合、管理者によるCopilot機能の有効化

まずは自分のアカウントがCopilot対応プランかどうかを確認しましょう。会社で使う場合は、システム管理者に「Copilot in Word / Excelは利用可能ですか？」と確認するとスムーズです。

2-2. Copilotアイコンの場所を確認する

Copilotが有効な環境では、WordやExcelの右側や上部に「Copilot」アイコンが表示されます。

• Word：右上またはリボン上にCopilotボタンが表示
• Excel：右側パネルやホームタブにCopilotボタンが表示

このボタンをクリックすると、右側にチャット形式のパネルが開き、そこに指示（プロンプト）を入力して使っていきます。

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3. Copilot in Wordの基本的な使い方

ここからは、実際の操作イメージに沿ってCopilot in Wordの使い方を解説します。よくある業務シーンを例にするとイメージしやすくなります。

3-1. 白紙から企画書やレポートを自動作成する

Wordを開いたら、まずはCopilotパネルを表示します。そのうえで、次のような指示を入力します。

新商品の紹介企画書のドラフトを作ってください。
想定読者は社内の営業メンバーです。
以下のポイントを盛り込んでください。
・商品コンセプト
・ターゲット顧客
・他社との違い
・販売戦略の概要

このように「誰向けの文書か」「何を盛り込みたいか」を具体的に書くのがコツです。Copilotが数十秒ほどで、タイトルや見出し、本文まで含めた企画書の叩き台を生成してくれます。

生成された内容に対しては、

• 「もっと簡潔にまとめて」
• 「もっとカジュアルなトーンに」
• 「ターゲット顧客の部分を詳しくしてください」

などと追加で指示することで、何度でも書き直しが可能です。

3-2. 既存の文書を要約・整理させる

既に作成済みの資料や長文のレポートがある場合、Copilotに要約やポイント抽出をさせると非常に効率的です。

たとえば、会議の議事録が10ページある場合、Copilotパネルで次のように指示します。

この文書の内容を、A4 1枚程度に要約してください。
意思決定事項と今後のアクションを分けて整理してください。

すると、重要な決定事項・タスク・期限などが分かりやすく整理された要約文を生成してくれます。これをもとに、共有用のサマリー資料やメール文面を作ると、情報共有のスピードが一気に上がります。

3-3. 文書のトーンや文体を一括で整える

Wordで困りがちなのが、文書全体のトーンを揃える作業です。Copilotを使えば、次のような指示で一括調整が可能です。

この文書を社外向けにふさわしい、丁寧でフォーマルな文体に書き換えてください。

また、社内チャット用の資料であれば、

この文章を社内メンバー向けに、カジュアルでラフな表現に言い換えてください。

と指示すれば、敬語の度合いや表現の固さを自動で調整してくれます。文体の調整に時間をかける必要がなくなるので、内容の精度に集中できます。

3-4. 箇条書きから自然な文章を生成する

メモやブレストの段階では、箇条書きで書き溜めておいて、後からCopilotに文章化させる方法も有効です。

例えば、Word上に次のような箇条書きを用意しておきます。

・4月からの新キャンペーン
・ターゲットは20〜30代の社会人
・オンライン広告とSNS施策が中心
・既存顧客のアップセルも狙う

この箇条書きを選択した状態で、Copilotにこう指示します。

この箇条書きをもとに、社内向けのキャンペーン概要説明文を作成してください。

すると、箇条書きの内容が整理された自然な説明文に変換されます。プレゼン資料やメール、社内ポータルなど様々な場面で流用可能です。

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4. Copilot in Excelの基本的な使い方

次に、Copilot in Excelでデータ分析や集計を自動化する方法を見ていきます。Excelの関数が苦手な方こそ、Copilotを活用する価値があります。

4-1. 日本語で「見たいこと」を伝えて集計する

Copilot in Excelでは、複雑な関数を覚えなくても、日本語の指示で集計ができます。

例えば、売上データの表があるとき、Copilotに次のように入力します。

この表から、月別の売上合計と前年比を集計してください。
結果は新しいシートにグラフ付きで作成してください。

Copilotは、裏側で必要な関数やピボットテーブルを自動的に作成し、月別の集計表とグラフを生成します。「どの関数を使うか」を考える時間がほぼゼロになります。

4-2. 関数が分からなくても「やりたい処理」を文章で指示

Excelでよくある悩みが、「やりたいことは分かるが、どの関数を使えばいいか分からない」というものです。Copilotを使えば、関数名を知らなくても次のように指示できます。

このデータから、商品ごとの平均単価と販売数量の合計を計算する表を作ってください。

あるいは、

この表で、同じ顧客IDごとに売上を合計した新しい一覧表を作成してください。

といった指示も可能です。Copilotが必要な関数や集計方法を自動で判断して、結果を出してくれます。生成された数式を確認することで、Excelの勉強にもなるというメリットがあります。

4-3. データの傾向や異常値をAIに解説してもらう

単に集計するだけでなく、「このデータから何が読み取れるか」をCopilotに説明させることもできます。

例えば、次のように指示します。

この売上データから、直近6か月での傾向を教えてください。
売上が大きく増減している月があれば、その理由を推測してコメントしてください。

Copilotは、増減の大きいポイントや季節性などを指摘し、分かりやすい文章で解説してくれます。これをそのままレポートやプレゼン資料に転記すれば、分析レポート作成の時間を大幅に短縮できます。

4-4. グラフやダッシュボードの叩き台を自動作成

データを見せるためのグラフやダッシュボード作成も、Copilotに任せることができます。

例えば、

この販売データをもとに、
・月別売上推移
・商品カテゴリ別売上構成比
・エリア別売上ランキング
が一目で分かるダッシュボードを作成してください。

と指示すると、Copilotが適切なグラフを選び、複数のグラフが並んだレポートシートを作ってくれます。もちろん、後から自分で色やレイアウトを調整することも可能です。

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5. 毎日の資料作成を自動化する具体的なワークフロー例

ここまで見てきた機能を組み合わせることで、毎日のルーティン業務をほぼ自動化することができます。ここでは、営業・バックオフィス・マーケティングの3つのケースで具体的な流れを紹介します。

5-1. 営業担当者の「日次・週次レポート」自動化

1. Excelで日々の商談データを入力しておく
2. Copilot in Excelで「今週の商談件数・受注率・見込み金額を集計」と指示
3. Copilotにグラフと簡易な分析コメントを作成させる
4. 結果をWordに貼り付け、Copilot in Wordで「週次営業レポート」の文面を自動生成
5. 必要な部分だけ人間が微調整して提出

この流れをテンプレート化しておけば、レポート作成にかかる時間を30分→5〜10分程度に短縮することも十分可能です。

5-2. バックオフィスの「定例報告資料」作成

人事・総務・経理などのバックオフィス部門でも、Copilotを活用することで月次・四半期の定例資料作成が楽になります。

1. Excelに必要なデータ（勤怠、費用、採用実績など）を集約
2. Copilot in Excelで「月次の主要指標（残業時間、採用数、費用）をまとめてグラフ化」と指示
3. 生成されたグラフをWordに貼り付け
4. Copilot in Wordで「管理部門向けの月次報告書」のドラフトを作成
5. 数値の確認とコメントの追記のみ人間が行う

5-3. マーケティングの「キャンペーンレポート」作成

Webマーケティングや広告運用担当者にとって、キャンペーンレポート作成は頻度が高く時間もかかる業務です。Copilotを使うと次のように効率化できます。

1. 広告プラットフォームからダウンロードしたCSVをExcelに読み込む
2. Copilot in Excelで「キャンペーン別のクリック数、コンバージョン数、CPAを集計」と指示
3. 成果の良かったキャンペーンと悪かったキャンペーンをCopilotに抽出させる
4. Copilotに「結果の要点と次回の改善提案」を文章でまとめさせる
5. Wordでレポート形式に整え、グラフとコメントを組み合わせて完成

分析とレポート作成の「型」をCopilotに覚えさせることで、毎回ゼロから考える負担を減らせるのがポイントです。

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6. Copilot in Word / Excelを上手に使うためのコツ

Copilotは非常に便利ですが、使い方次第で「うまくハマるケース」と「いまいち効果が出ないケース」が分かれます。ここでは、毎日の資料作成を自動化するうえで意識しておきたいコツをまとめます。

6-1. 指示（プロンプト）は「具体的に・前提条件つきで」

Copilotへの指示が曖昧だと、生成される内容もぼんやりしたものになりがちです。次の3点を意識すると、精度が一気に上がります。

• 誰向けの資料か（上司向け、取引先向け、社内メンバー向けなど）
• 目的は何か（状況共有、意思決定、提案、振り返りなど）
• 含めたい項目（背景、現状、課題、施策、数値、次のアクションなど）

例えば、「レポート作って」ではなく、

このデータをもとに、部長向けの週次進捗レポートを作成してください。
背景、現状の数値、課題、次週のアクションの4つの見出しで構成してください。

といった形で、相手と構成まで指定すると、最初から使えるレベルのドラフトが出てきます。

6-2. 「完成品」を期待せず、ドラフト作成ツールと割り切る

Copilotは非常に賢いですが、100%完成した資料が一発で出てくるわけではありません。特に、数字の正確性や社内事情を踏まえたコメントなどは、最終的に人間のチェックが不可欠です。

そのため、Copilotは「ゼロから80点のドラフトを一瞬で作ってくれるツール」と捉えるのがおすすめです。残りの20点を自分で修正・追記することで、スピードと品質のバランスが取れます。

6-3. よく使う指示文はテンプレート化しておく

毎週・毎月同じようなレポートを作る場合は、Copilotへの指示文（プロンプト）もテンプレート化しておくと便利です。

例えば、次のような形でWordやOneNoteにストックしておきます。

【週次営業レポート用プロンプト】
この表のデータをもとに、部長向けの週次営業レポートを作成してください。
・今週の受注件数、受注金額、見込み金額をまとめる
・前週比、月次目標に対する達成率を記載
・好調なポイントと課題、来週に向けたアクションを整理

毎回コピペして少し調整するだけで、安定した品質のレポートを素早く作れるようになります。

6-4. セキュリティ・機密情報の取り扱いに注意

Copilotを業務で使う際は、機密情報や個人情報の扱いに注意が必要です。社外秘の情報や個人を特定できるデータを扱う場合は、必ず自社のルールやMicrosoft 365のセキュリティポリシーを確認しましょう。

特に、

• 外部共有されているファイルで機密情報を扱わない
• アクセス権限の設定を適切に管理する
• 不必要な個人情報を含めないようにする

といった基本的な対策を徹底することが大切です。

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7. まとめ：Copilot in Word / Excelで「考える仕事」に集中しよう

Copilot in Word / Excelは、毎日の資料作成をAIで自動化・半自動化するための強力なツールです。

• Wordでは、企画書・レポート・議事録などのドラフトを瞬時に生成し、トーンや構成も自動で整えてくれる
• Excelでは、自然な日本語の指示だけで集計・グラフ作成・分析コメントまで自動生成できる
• 営業・バックオフィス・マーケティングなど、ほぼすべての部門で日次・週次・月次の定型資料を大幅に効率化できる

大事なのは、Copilotを「すべてを任せる魔法のツール」ではなく、「自分の仕事を加速させる相棒」として位置づけることです。うまく使いこなせば、単純作業に費やしていた時間を減らし、本当に価値のある「考える仕事」「コミュニケーションの時間」に集中できます。

まずは、この記事で紹介した基本的な使い方やプロンプト例を参考に、明日からの資料作成にCopilot in Word / Excelを取り入れてみてください。少しずつ使い方のコツが分かってくると、もう元のやり方には戻れなくなるはずです。

Copilot in Word / Excelの実際の画面や操作イメージは、以下の動画でも詳しく解説されています。あわせてチェックしてみてください。