【導入事例】訪問介護のLINE報告をAIアプリ化！月30時間の集計作業を10時間に削減した方法

訪問介護の現場では、現場スタッフとのリアルタイムな連携が不可欠です。しかし、日々の業務報告や申し送りの管理に頭を悩ませている管理者の方は多いのではないでしょうか？

今回は、スタッフからの報告をLINEで行っていたことで発生していた「集計の煩雑さ」という課題を、AIを活用した報告書アプリの導入によって劇的に改善した訪問介護事業所様の事例をご紹介します。

導入前の課題：LINEでの報告がバラバラ…月末の集計作業が大きな負担に

こちらの訪問介護事業所様では、現場を回るヘルパーさんからの業務報告を日常的によく使われる「LINE」で行っていました。

手軽に連絡ができる反面、事業所の管理者側には以下のような重い課題がのしかかっていました。

• 情報がタイムラインに埋もれる: 日常の連絡と業務報告が混ざり、必要な情報を見つけ出すのが困難。
• フォーマットがバラバラ: スタッフごとに報告の粒度や書き方が異なり、内容を統一して把握できない。
• 手作業での転記と集計: LINEのメッセージをひとつひとつ確認し、Excelなどの別シートに転記して集計する作業が発生。

結果として、月末の報告書集計と確認作業に毎月約30時間もの膨大な時間が奪われており、本来注力すべき利用者様へのサービス向上やスタッフのケアに時間が割けない状態に陥っていました。

解決策：AIを活用した「オリジナル報告書アプリ」の制作と導入

この状況を打破するため、事業所の業務フローに完全にフィットする**「報告書アプリ」**をAIを活用して開発・導入しました。

1. 入力を統一・簡略化するUI設計

LINEの手軽さは残しつつ、項目を選択・入力するだけで誰でも同じフォーマットで報告ができる専用アプリを構築。スタッフのスマホから簡単に日報を送信できるようにしました。

2. AIによるデータの自動整理と集計

アプリから送信されたデータは、AIが自動的にクラウド上で整理。利用者ごとの記録や、スタッフごとの稼働状況など、必要な情報がリアルタイムでデータベースに蓄積される仕組みを構築しました。

導入後の成果：作業時間を1/3に削減！管理の可視化も実現

AIによる報告書アプリを導入した結果、事業所の運営において極めて大きな成果が生まれました。

成果1：月30時間の集計作業が「10時間」へ激減

バラバラに来ていたLINEのメッセージを手動で拾い集める作業がゼロになりました。データは自動で集計・出力されるため、月末の事務作業にかかっていた時間が**30時間から10時間へと大幅に削減（約66%減）**されました。

成果2：リアルタイムな情報共有と検索性の向上

「あの利用者様の先週の様子はどうだったか？」といった確認も、アプリ内を検索するだけですぐに過去の履歴を引き出せるようになりました。情報の抜け漏れがなくなり、スタッフ間の引き継ぎもスムーズになっています。

成果3：コア業務への集中

削減できた20時間の余白を、スタッフの採用・教育や、利用者様へのサービス品質向上のための時間に充てることができるようになり、事業所全体の生産性が大きく向上しました。

まとめ：訪問介護の現場こそ、AI導入で業務効率化を

「AI」と聞くと難しそうなイメージを持たれるかもしれませんが、今回の事例のように**「現場のちょっとした不便（LINEの集計が大変など）」を解決するツール**として非常に大きな効果を発揮します。

特に人手不足が叫ばれる介護業界において、事務作業の負担軽減は急務です。

• 「うちもLINEや紙で報告を受けていて集計が大変…」
• 「月末になると事務作業で残業が発生している」

このようなお悩みを抱えている事業者様は、ぜひ一度、AIを活用した業務効率化や自社専用アプリの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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